Un proyecto no siempre se gestiona desde el ordenador. Tras una reunión, puede cambiar el plazo. Un empleado puede terminar una tarea mientras se desplaza y, a veces, es necesario aprobar un trabajo antes incluso de volver a la oficina.
La aplicación móvil permite abrir rápidamente un proyecto, consultar una tarea, modificar el estado o la fecha y dejar un comentario. Sin embargo, no tiene por qué sustituir por completo a la versión web.
A continuación, analizaremos seis aplicaciones para diferentes tipos de proyectos.
1. GanttPRO: para proyectos con fechas y dependencias
GanttPRO es adecuado para proyectos que se articulan en torno a tareas, responsables, fechas y dependencias. La aplicación móvil está disponible para iOS y Android y complementa la versión web, donde se concentran funciones de planificación más amplias.
Desde el móvil puede:
- Crear tareas.
- Asignar responsables.
- Indicar fechas de inicio y finalización.
- Cambiar el estado y la prioridad.
- Registrar el tiempo dedicado.
- Añadir archivos y comentarios.
Por ejemplo, un gestor de proyectos puede preparar el plan general en el ordenador y, antes de una reunión, abrirlo desde el móvil y comprobar el estado actual de las tareas. Un empleado, tras finalizar su trabajo, puede actualizar inmediatamente su tarea o dejar un comentario para sus compañeros.
Para cambios importantes en el plan y dependencias complejas, resulta más cómodo utilizar la versión web. Si quiere profundizar en la planificación de proyectos, esta selección de programas para planificar proyectos reúne distintas herramientas y funciones que conviene valorar según las necesidades del equipo.
2. Zoho Projects: cuando necesita hacer más cosas desde el móvil
Zoho Projects reúne tareas, archivos, debates y registro de horas. En la aplicación móvil puede consultar las tareas asignadas, abrir el calendario y los archivos, así como seguir los cambios en el proyecto.
Además, se puede registrar el tiempo dedicado a cada tarea y consultarlo por días, semanas o meses. Esto resulta especialmente útil para agencias y consultores. También puede ser importante para equipos que necesitan saber cuánto tiempo se dedica a cada trabajo.
Por ejemplo, tras una reunión con un cliente, un especialista puede registrar inmediatamente el tiempo dedicado. Después, puede abrir la siguiente tarea y consultar los nuevos mensajes.
Si va a consultar archivos, tareas y mensajes del proyecto desde el móvil, también conviene tener en cuenta la seguridad de la aplicación. INCIBE recomienda descargar las aplicaciones desde tiendas oficiales y revisar sus permisos. También aconseja mantenerlas actualizadas para corregir posibles fallos de seguridad.
3. Paymo: para proyectos con seguimiento del tiempo y trabajo con clientes
Paymo combina la gestión de tareas con el seguimiento del tiempo y la facturación. Este conjunto de funciones resulta adecuado para autónomos, pequeños estudios y equipos que trabajan con varios clientes a la vez.
En la aplicación móvil se pueden abrir proyectos y tareas, crear subtareas, dejar comentarios y añadir archivos. El tiempo se registra mediante un temporizador o manualmente. Los registros ya guardados se pueden consultar y editar.
Imaginemos a un diseñador que trabaja durante una semana en tres proyectos de clientes. Una vez finalizada la maqueta, registra inmediatamente el tiempo y pasa a la siguiente tarea. Al final del día, no es necesario recordar cuántas horas le ha llevado cada trabajo.
Si el equipo no lleva un control de las horas ni trabaja con facturas de clientes, algunas de las funciones de Paymo quedarán sin utilizar. En ese caso, tiene sentido optar por una herramienta más sencilla para gestionar las tareas.
4. MeisterTask: para gestionar tareas en tableros visuales
MeisterTask organiza las tareas en tableros visuales que permiten ver rápidamente qué trabajo está por hacer, en curso o completado. Este formato resulta cómodo para equipos que quieren seguir el avance sin abrir cada tarea por separado.
Desde el móvil se pueden abrir y editar tareas, moverlas entre las secciones del tablero, dejar comentarios y marcarlas como completadas. Esto resulta muy práctico cuando hay que actualizar rápidamente un proyecto fuera de la oficina.
También dispone de un modo sin conexión. Sin conexión a Internet, se pueden realizar algunos cambios y, una vez restablecida la conexión, los datos se sincronizan.
Este modo resulta útil durante los viajes y en lugares con conexión a Internet inestable. Sin embargo, la vista Timeline no está disponible en la aplicación móvil, por lo que para trabajar con el cronograma completo es necesario utilizar la versión web.
5. Quire: para dividir proyectos grandes en tareas más pequeñas
Quire basa su funcionamiento en una jerarquía de tareas. Un proyecto grande se puede dividir en varios niveles, conservando al mismo tiempo la estructura general.
Por ejemplo, el lanzamiento de una página web se puede dividir en diseño, textos, desarrollo, pruebas y publicación. Cada bloque tendrá sus propias tareas, responsables y plazos.
Desde el móvil se pueden crear y editar tareas, asignar responsables, añadir plazos y comentarios. Quire también permite trabajar sin conexión con proyectos abiertos anteriormente y sincroniza los cambios al recuperar la conexión a Internet. Este enfoque encaja bien en equipos que necesitan mantener una estructura clara y consultar el proyecto también desde el móvil.
6. Plaky: para gestionar tareas y estados
Plaky está disponible para Android e iOS. Cuenta con tableros, tareas, estados y campos personalizados. Para cada tarea se puede indicar el responsable, la fecha límite, la prioridad y el tipo de tarea.
Desde el móvil se pueden abrir y modificar tareas, ordenarlas y utilizar filtros. La sección «Mis tareas» reúne todo el trabajo del usuario en un solo lugar, por lo que no es necesario abrir proyectos individuales cada vez.
Plaky se adapta bien a equipos pequeños que necesitan ver rápidamente quién es el responsable de una tarea, en qué estado se encuentra y qué ha cambiado desde la última vez que se consultó.
Las notificaciones se pueden personalizar. El INSST advierte de que la conexión constante con el trabajo puede afectar a la salud y al rendimiento laboral. Por eso, conviene establecer de antemano momentos de desconexión y unas normas claras de disponibilidad.
Algunas configuraciones solo están disponibles en la versión web. Por eso, la aplicación móvil resulta más cómoda para el trabajo diario: consultar tareas, estados y cambios. Es mejor realizar la configuración completa del espacio de trabajo desde un ordenador.
Qué aplicación elegir
La elección depende de lo que quiera hacer con el móvil.- GanttPRO: proyectos con fechas y dependencias.
- Zoho Projects: tareas, archivos y control del tiempo.
- Paymo: seguimiento del tiempo y facturación.
- MeisterTask: tableros visuales y trabajo sin conexión.
- Quire: proyectos con varios niveles de tareas.
- Plaky: estados, responsables y plazos.
